Politique de confidentialité — MeetingVoice
Développé et exploité par RMTracker S.L.
Responsable du traitement
- Responsable : RMTracker S.L. («RMTracker)
- Numéro d'identification fiscale : B88803085
- Activité (NACE) : 6210 – Activités de programmation informatique
- Données d'enregistrement et adresse : ceux qui figurent dans Conditions générales d'utilisation de RMTracker Solutions.
- Courriel de confidentialité :
legal@rmtrackersolutions.com
À quoi s'applique
Cette politique décrit comment nous traitons RMTracker les données personnelles dans l'application MeetingVoice pour Android, iOS, macOS et Windows, ainsi que pour les services de sauvegarde associés.
Que fait MeetingVoice, en termes de données
MeetingVoice enregistre des réunions avec le microphone de l'appareil et génère des transcriptions avec identification de la personne qui parle. Trois caractéristiques déterminent tout le reste :
- Le traitement se fait sur l'appareil. La transcription, la séparation des locuteurs et la traduction sont effectuées localement à l'aide de modèles téléchargés sur demande de l'utilisateur. L'audio et les transcriptions ne sont pas envoyés à nos serveurs.
- Il s'agit de données biométriques. Pour identifier un interlocuteur, on calcule une représentation mathématique de sa voix (intégration). Lorsque cela permet d'identifier de manière unique une personne, il s'agit d'une donnée biométrique et appartient aux catégories spéciales des article 9 du RGPD.
- On enregistre des personnes. Lors d'une réunion, des personnes qui n'ont pas installé l'application sont présentes. La section 8 explique la répartition des responsabilités.
MeetingVoice ne enregistre pas les appels téléphoniques ni s'en mêle.
4. Données traitées, finalité et base juridique
4.1 Sur l'appareil
Ils sont stockés dans l'espace privé de l'application. Le contenu sensible (audio, transcriptions, traductions, noms de personnes et profils vocaux) est stocké sous forme chiffrée., avec une clé protégée par le coffre-fort du système d'exploitation. Certains métadonnées techniques (horodatages, durée, langue détectée ou indices de confiance) sont stockées non chiffrées car elles ne révèlent pas par elles seules le contenu de la conversation. La sauvegarde automatique du système d'exploitation est désactivée, de sorte que rien de cela ne sort du dispositif par ce biais.
| Données | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|
| Enregistrements audio des réunions | Fournir le service : transcrire et permettre la reproduction | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Transcriptions, ordre des paroles et marqueurs | Fournir le service | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Embeddings vocaux et noms de personnes | Identifier qui parle dans chaque intervention | Consentement explicite (art. 9.2.a) |
| Enregistrement du consentement et des informations par réunion | Preuve de conformité | Obligation légale (art. 6.1.c) et art. 5.2 |
| Capacité du dispositif et performance des modèles | Choisir le modèle de transcription approprié | Intérêt légitime (art. 6.1.f) : que l'application fonctionne sur l'appareil |
| Préférences de l'application | Se souvenir des paramètres | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
4.2 Sur nos serveurs
| Données | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|
| Compte : identifiant et adresse e-mail | Authentifier et lier l'abonnement | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Droits d'abonnement et état du plan | Accorder l'accès aux fonctions de paiement | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Profils vocaux synchronisés (facultatif): embeddings, nom chiffré et métadonnées du profil | Réutiliser les profils sur les autres appareils de l'utilisateur | Consentement explicite (art. 9.2.a), révocable |
| Appareils liés : un identifiant aléatoire généré par l'application, le système d'exploitation, une étiquette avec le modèle de l'appareil et les dates de liaison et de dernière activité | Limiter le nombre d'appareils utilisant simultanément le même abonnement | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
L'audio et les transcriptions ne sont jamais téléchargés. La synchronisation des profils de voyez est désactivée par défaut: ne fonctionne que si elle est activée explicitement, et le consentement est enregistré avec sa version.
4.3 Concernant le chiffrement des profils synchronisés — avec précision
Les profils de voix sont chiffrés sur l'appareil avant d'être téléchargés. Cependant, la clé est stockée dans notre propre infrastructure, associée au compte, afin de pouvoir les déchiffrer sur un device nouveau. Ce n'est pas du chiffrement de bout en bout : techniquement, nous pouvons y accéder. Nous le disons explicitement car affirmer le contraire serait inexact. L'accès est limité aux opérations nécessaires pour fournir le service et répondre à des obligations légales.
4.4 Diagnostic
L'application enregistre les erreurs afin de pouvoir les corriger. Par conception, un événement de diagnostic contient uniquement l'identifiant de l'opération et le type d'erreur: jamais audio, transcriptions, noms, e-mails, chemins de fichiers ni identifiants. MeetingVoice ne contient aucun SDK d'analyse, de publicité ou de suivi, et ne crée pas de profils de comportement.
5. Permissions du dispositif
- Microphone: indispensable pour enregistrer. Sans lui, l'application ne peut pas remplir sa fonction.
- Notifications et service en premier plan: pour afficher la notification permanente pendant l'enregistrement et empêcher le système d'interrompre l'enregistrement.
- Enregistrement d'écran (uniquement macOS): seule méthode offerte par le système pour capturer l'audio d'autres applications dans les sous-titres de bureau. L'image de l'écran n'est ni capturée, ni sauvegardée.
- Internet: télécharger les modèles demandés par l'utilisateur, authentifier le compte et valider l'abonnement.
MeetingVoice non demande la localisation, les contacts, la caméra, l'agenda ou l'état du téléphone.
6. Destinataires et responsables du traitement
Nous ne vendons ni ne cédons de données personnelles à des fins publicitaires. Interviennent:
- Supabase — authentification, base de données et stockage des modèles. Responsable du traitement. Région d'hébergement: Irlande (UE).
- Apple et Google — gestion des abonnements et validation des reçus. Agissent en tant que responsables indépendants conformément à leurs propres politiques. Nous ne recevons pas les données de la carte de paiement: un seul reçu signé.
- Render — hébergement du site web corporatif, y compris cette page, dans la région de Francfort (Union Européenne).
- Autorités — uniquement lorsque cela soit exigé par une norme ou une résolution.
Les accords de traitement des données de Supabase et Render conformément à l'article 28 du RGPD sont signés et archivés par RMTracker S.L.
7. Transferts internationaux
Si un responsable traite des données en dehors de l'Espace économique européen, la transfert est fondé sur une décision d'adéquation ou sur des clauses contractuelles types, avec les mesures complémentaires qui s'imposent.
Les données de votre compte et de vos profils vocaux ne sortent pas de l'Union européenne: la base de données et le stockage sont hébergés en Irlande. Apple et Google traitent les données d'achat conformément à leurs propres politiques et mécanismes de transfert, qu'ils publient. Le site web corporatif est hébergé dans la région de Francfort, au sein de l'Union européenne.
8. Enregistrer d'autres personnes : qui est responsable de quoi
Cette section est importante et il convient de la lire attentivement.
Lorsque vous enregistrez une réunion, vous décidez à qui enregistrer, pour quelle raison et pendant combien de temps. Dans cette relation, vous agissez en tant que responsable du traitement vis-à-vis des autres participants, et RMTracker vous leur fournissez l'outil.
Par conséquent, vous vous engagez à:
- Informer tous les participants avant de commencer à enregistrer et à obtenir leur consentement lorsque la loi applicable l'exige.
- Obtenir un consentement explicite avant de créer un profil vocal d'une personne : il s'agit d'un donnée biométrique.
- Répondre aux demandes d'accès ou de suppression formulées par les participants. L'application permet de supprimer une personne, ses profils vocaux et toute réunion.
- Respecter les règles de son juridiction et de son entreprise concernant l'enregistrement des conversations, qui exigent dans certains territoires le consentement de toutes les personnes impliquées.
Pour vous aider, l'application affiche une notification permanente pendant l'enregistrement et sauvegarde d'un journal ainsi que la base juridique de chaque réunion.
Si vous utilisez MeetingVoice au nom d'une organisation, ce sera cette organisation qui assumera la responsabilité.
9. Périodes de conservation
- Sur l'appareil: le contenu reste jusqu'à ce que vous le supprimiez. Nous n'appliquons pas la suppression automatique : ce sont vos données et vous décidez.
- Profils vocaux synchronisés: tant que le consentement est valide. Ils sont supprimés du serveur lors de sa révocation ou de la suppression du compte.
- Appareils liés: tant qu'une place est active. L'enregistrement d'une place libérée est conservé un an, car c'est ce qui définit le délai entre les changements et permet de constater quels appareils ont eu accès ; après cette période, il est supprimé.
- Compte et droits d'abonnement: tant que le compte est actif et ensuite pendant les délais légaux de prescription.
- Documentation fiscale des abonnements: est conservée pendant les périodes imposées par la réglementation espagnole: quatre ans selon la Loi générale fiscale et six ans pour les livres et la documentation commerciale, conformément au Code de commerce. Ces lignes sont conservées même si le compte est supprimé, étant déjà déconnecté de la personne.
10. Ses droits
Il peut exercer les droits d'accès, de rectification, de suppression, de limitation, de portabilité et de retrait, à tout moment, du consentement donné, sans que cela n'affecte la validité du traitement précédent.
- Depuis l'application: supprimer les réunions, les personnes et les profils vocaux ; désactiver la synchronisation ; supprimer le compte.
- Par écrit:
legal@rmtrackersolutions.com - Formulaire de suppression: demande de suppression des données
Nous répondrons dans un délai d'un mois, prorogable de deux mois pour les demandes complexes. Si vous estimez que nous n'avons pas traité votre demande correctement, vous pouvez faire appel auprès de la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
11. Sécurité
- Chiffrement du contenu en mémoire sur l'appareil, avec une clé protégée par le coffre-fort du système d'exploitation.
- Sauvegarde automatique du système désactivée, afin que les enregistrements ne se terminent pas dans le cloud du fabricant.
- Tout le trafic via HTTPS ; trafic en clair interdit par configuration.
- Validation des achats sur le serveur : le client ne décide jamais quels droits lui sont accordés.
- Isolation par compte dans les données synchronisées.
Aucun système n'est infaillible. Si une faille présente un risque élevé, nous vous en informerons ainsi que l'autorité de contrôle dans les délais légaux.
12. Mineurs
MeetingVoice est une application professionnelle et n'est pas destinée aux mineurs. Aucune tranche d'âge minimale contractuelle spécifique n'est définie et nous ne collectons pas consciemment de données relatives aux mineurs. Toute personne utilisant l'application pour enregistrer un mineur doit disposer des autorisations et des droits requis par la réglementation applicable.
13. Modifications de cette politique
Elles seront publiées à cet endroit avec leur numéro de version et date d'entrée en vigueur. Si le changement est substantiel, nous le communiquerons par un autre moyen. L'historique des versions est disponible pour consultation.
legal@rmtrackersolutions.com.