Politique de confidentialité — FactuSimple

1. Responsable du traitement

• Responsable: RMTracker S.L. («RMTracker»)
• NIF: B88803085
• Activité (CNAE): 6210 — Activités de programmation informatique
• Données d'identification et adresse: qui figurent dans le Avis légal de RMTracker Solutions.
• Adresse e-mail pour la confidentialité: legal@rmtrackersolutions.com

2. Un avertissement important sur qui décide quoi

Avec un compte, on peut accéder à FactuSimple de deux manières : parce que son conseil le met en service, ou parce que vous s'inscrit sous son compte. Cela change la personne qui décide de ses données, et il est donc préférable de l'expliquer en premier.

Si vous lui faites bénéficier de vos services: sur les données fiscales et professionnelles que vous introduisez, c'est elle qui décide pour quoi elles sont utilisées, car c'est elle qui fournit le service de conseil et qui est tenue de les conserver. RMTracker agit en tant que fournisseur de l'outil.

s'inscrit sous son compte et n'a pas de conseiller lié : la personne responsable du traitement est RMTracker, et vous communiquez directement avec nous pour tout, y compris vos droits.

Si vous utilisez l'application sans compte (mode Personnel uniquement) : ce que vous enregistrez reste sur votre appareil et n'arrive pas sur nos serveurs. Voir la section 3.6.

Dans tous les cas, vous pouvez vous adresser à RMTracker en legal@rmtrackersolutions.com pour faire valoir vos droits : si la personne responsable de cette partie du traitement est votre conseiller, vous recevrez une copie et serez informé.

3. Quels sont les données traitées

3.1 De vous, en tant qu'utilisateur

• Identification et accès: adresse e-mail et mot de passe (le dernier n'est jamais stocké en clair ; il est géré par Supabase Auth).
• Données de votre entreprise: nom, NIF/CIF, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail et logo, qui sont inclus dans les factures que vous émettez.

3.2 Données que vous introduisez sur des tiers

• Vos clients et fournisseurs: nom ou raison sociale, NIF/CIF et adresse, tel qu'il apparaît sur les factures.
• Vos salariés (section Laboral): les données nécessaires pour traiter les admissions et démissions et pour vous mettre à leur disposition les bulletins de paie.
• Les personnes avec qui vous partagez une dépense (SplitPay, en mode Personnel) : leur nom et, si vous l'ajoutez, leur numéro de téléphone.

Vous entrez des données concernant d'autres personnes. Vous devez avoir une base légale pour nous les fournir et nous informer que vos données sont traitées dans cet outil.

3.3 Documents et fichiers

• Factures capturées avec la caméra et autres justificatifs.
• Relevés bancaires (N43, CSV ou feuille de calcul) que vous envoyez pour que votre cabinet les concilie. Ils contiennent vos mouvements de compte.

Ils sont stockés dans un conteneur privé, dans un dossier propre par utilisateur, avec des règles d'accès au niveau de la base de données qui empêchent qu'un utilisateur ne lise les fichiers d'un autre.

3.4 Journal des activités

Un journal d'audit des opérations sur les données fiscales (création, modification et suppression) est conservé. Il est append-only: vous ne pouvez même pas le modifier. Il existe pour pouvoir prouver ce qui s'est passé et quand, ce que la réglementation anti-fraude exige exactement.

3.5 Mode Personnel et SplitPay

En plus de votre activité professionnelle, l'application propose un mode Personnel pour suivre vos dépenses du quotidien et les partager avec d'autres personnes (SplitPay). Si vous avez un compte, les éléments suivants sont enregistrés sur nos serveurs :

• Vos dépenses : date, commerçant, montant, catégorie et notes et, si vous scannez le ticket, ses lignes et le texte lu.
• Les photos de vos tickets, dans un conteneur privé soumis aux mêmes règles d'accès que le reste de vos fichiers.
• SplitPay : les personnes avec qui vous partagez, la part de chacune et si elles vous ont déjà payé.

Les données personnelles ne sont pas envoyées à votre cabinet et ne font pas partie de vos factures, rapports ou données fiscales.

Accès aux contacts. Pour ajouter des personnes à SplitPay, vous pouvez les choisir dans les contacts du téléphone si vous en donnez l'autorisation à l'application. Seuls le nom et un numéro de téléphone de chaque contact sont lus pour vous afficher la liste, et seules les personnes que vous choisissez sont enregistrées : le reste de vos contacts ne quitte pas l'appareil. Sans cette autorisation, vous pouvez les ajouter à la main.

Réclamer ce qu'on vous doit. L'application ouvre WhatsApp, ou l'application de votre choix, avec le message déjà rédigé. C'est vous qui l'envoyez : RMTracker n'envoie aucun message en votre nom.

3.6 Utilisation sans compte

Le mode Personnel peut aussi être utilisé sans créer de compte. Dans ce cas, tout ce que vous enregistrez (dépenses, catégories, personnes, partages et photos de tickets) est conservé uniquement sur votre appareil. Rien n'arrive sur nos serveurs : RMTracker ne le reçoit pas, ne peut pas le voir et ne peut pas le récupérer.

• Si vous désinstallez l'application, perdez l'appareil ou quittez le mode sans compte depuis les Paramètres, ces données sont perdues.
• La sauvegarde de votre appareil (celle de Google sur Android ou iCloud sur iOS) peut inclure les données de l'application. Cette sauvegarde est gérée par Google ou Apple selon leurs propres conditions.
• Si vous créez ensuite un compte ou vous connectez, l'application y transfère ce que vous avez enregistré sans compte et l'efface de l'appareil. Si le compte contenait déjà des dépenses, elle vous demande d'abord si vous voulez les ajouter ou les abandonner. Dès lors, elles sont traitées comme le reste des données de votre compte.

4. Ce que NE faisons PAS

• Nous ne vendons ni ne cédons vos données à des fins commerciales.
• Il n'y a pas de publicité ni de profilage. L'application ne contient aucun SDK d'analyse ni de publicité.
• La reconnaissance de texte des factures et des tickets se fait sur votre propre appareil (Google ML Kit en local). La photographie ne sera pas envoyée à Google pour la lire.
• Il n'y a pas de décisions automatisées ayant une incidence juridique sur vous.

5. Pour quoi et selon quelle base légale

6. Qui intervient également

• Votre conseiller : accède aux documents que vous lui envoyez. C'est le destinataire naturel du service.
• Supabase (hébergement, base de données, stockage et authentification). Les données résident dans la Union Européenne (région eu-north-1).
• Agence Estatal de Administration Fiscale (AEAT): reçoit les enregistrements de facturation exigés par la réglementation Veri*factu. C'est une obligation légale.
• Google (ML Kit): uniquement comme bibliothèque qui s'exécute sur votre appareil. Elle ne reçoit pas vos documents.
• WhatsApp ou une autre messagerie : uniquement si vous décidez de réclamer un partage par ce biais. C'est vous qui envoyez le message depuis cette application.

Aucune transfert international de données en dehors de l'Espace Économique Européen n'est effectué pour la prestation du service. Si cela devait être nécessaire à l'avenir, cela sera communiqué préalablement et les garanties exigées par le chapitre V du RGPD seront mises en place.

7. Pendant combien de temps sont-elles conservées

• Factures et documentation comptable: tant que cela est exigé par la réglementation fiscale et commerciale. À titre d'exemple, quatre ans de prescription fiscale et six ans de conservation des livres comptables.
• Enregistrements Veri*factu: sont immuables par conception. Elles ne peuvent pas être modifiées ni supprimées : une facture enregistrée est corrigée en émettant une rectification, sans modifier l'original.
• Données d'accès et de profil: tant que le compte est actif. Elles sont supprimées lors de la demande de désinscription.
• Données du mode Personnel : avec un compte, tant que le compte est actif ; elles sont supprimées lors de la clôture du compte. Sans compte, elles n'existent que sur votre appareil.

8. Vos droits

Peut exercer les droits d'accès, de rectification, de suppression, de limitation, de portabilité et d'opposition en écrivant à legal@rmtrackersolutions.com, et réclamer auprès de la Agence Espagnole de Protection des Données.

9. Suppression du compte

Peut supprimer son compte de deux manières:

• Depuis l'application elle-même: Paramètres → Supprimer mon compte.
• Depuis le site web, sans avoir besoin d'être connecté: formulaire de demande de suppression des données.

Ce qui est supprimé : votre accès, les données de votre entreprise et son logo, vos clients et produits, ainsi que tout le mode Personnel : dépenses, photos de tickets, catégories, personnes et partages.

Ce qui n'est pas supprimé, et pourquoi: ses factures et ses bulletins de salaire restent sous la garde de son cabinet pendant le délai exigé par la loi. Nous ne pouvons pas les supprimer même si vous le demandez : l'obligation de conservation est légale et incombe à la personne assujettie et à son cabinet. Les registres Veri*factu déjà envoyés à l'AEAT ne peuvent également être retirés.

10. Sécurité

L'accès aux données est restreint au niveau de la base de données par des politiques par utilisateur : chaque client ne peut que lire et écrire ce qui lui appartient. Les archives de documents sont privées et sont accessibles via des liens signés avec une durée limitée. Les factures déjà enregistrées sont protégées contre toute modification par des règles dans la propre base de données.

11. Mineurs

FactuSimple est un outil professionnel destiné aux travailleurs indépendants et aux entreprises. Il n'est pas destiné aux mineurs et leurs données ne sont pas collectées consciemment.

12. Modifications à cette politique

Les versions sont enregistrées avec leur date d'entrée en vigueur. Si une modification affecte significativement le traitement, vous serez informé par les moyens de contact disponibles.