Datenschutzrichtlinie — FactuSimple

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung

• Verantwortlicher: RMTracker S.L. («RMTracker»)
• Steuernummer: B88803085
• Aktivität (NACE): 6210 – Informatik-Programmieraktivitäten
• Registrierungsdaten und Adresse: die, die in Impressum von RMTracker Lösungen.
• Datenschutz-E-Mail: legal@rmtrackersolutions.com

2. Eine wichtige Mitteilung darüber, wer über Entscheidungen entscheidet

Mit Konto gelangt man auf zwei Arten zu FactuSimple: weil seine Beratung erfasst seine Daten, oder weil Sie erfasst seine eigenen Daten. Das ändert, wer über seine Daten entscheidet, und deshalb ist es ratsam, dies zuerst zu erklären.

Wenn Sie ihn von Ihrem Berater anlegen: über die steuerlichen und arbeitsrechtlichen Daten, die Sie eintragen, entscheidet sie, da sie ihm den Beratungsdienst bietet und verpflichtet ist, diese aufzubewahren. RMTracker handelt als Anbieter der Software.

Wenn er sich selbst anlegt und keinen verbundenen Berater hat: Der Verantwortliche für die Verarbeitung ist RMTracker, und Sie verständigen sich direkt mit uns über alles, einschließlich Ihrer Rechte.

Wenn Sie die App ohne Konto nutzen (nur Privatmodus): Was Sie erfassen, bleibt auf Ihrem Gerät und gelangt nicht auf unsere Server. Näheres in Abschnitt 3.6.

In jedem Fall können Sie sich an RMTracker wenden, legal@rmtrackersolutions.com um Ihre Rechte auszuüben: Wenn der Verantwortliche für diesen Teil der Verarbeitung Ihr Berater ist, erhalten Sie eine Kopie und werden darüber informiert.

3. Welche Daten verarbeitet werden

3.1 Von Ihnen, als Nutzer

• Identifizierung und Zugriff: E-Mail-Adresse und Passwort (letzteres wird nie klar gespeichert; es wird von Supabase Auth verwaltet).
• Daten Ihres Unternehmens: Name, NIF/CIF, Adresse, Telefonnummer, E-Mail und Logo, die in den Rechnungen enthalten sind, die Sie ausstellen.

3.2 Daten, die Sie über Dritte eingeben

• Ihre Kunden und Lieferanten: Name oder Firmenname, NIF/CIF und Adresse, wie sie auf den Rechnungen angegeben sind.
• Ihre Mitarbeiter (Personalabteilung): die notwendigen Daten für die Bearbeitung von Einstiegen und Austritt sowie zur Verfügungstellung der Gehaltsabrechnungen.
• Personen, mit denen Sie eine Ausgabe teilen (SplitPay, im Privatmodus): ihr Name und, falls Sie sie hinzufügen, ihre Telefonnummer.

Sie geben Daten von anderen Personen ein. Sie müssen eine rechtliche Grundlage dafür haben, uns diese Daten zur Verfügung zu stellen und uns darüber zu informieren, dass Ihre Daten in diesem Tool verarbeitet werden.

3.3 Dokumente und Dateien

• Rechnungen, die mit der Kamera aufgenommen wurden und andere Nachweise.
• Bankauszüge (N43, CSV und Tabellenkalkulation), die Sie senden, damit Ihr Berater die Transaktionen ausgleichen kann. Diese enthalten Ihre Kontoumsätze.

Sie werden in einem Behälter gelagert. privatin einem eigenen Ordner für den Benutzer, mit Zugriffsregeln auf Datenbankebene, die verhindern, dass ein Benutzer die Dateien eines anderen liest.

3.4 Aktivitätsprotokoll

Es wird ein Auditprotokoll der Operationen mit steuerlichen Daten geführt (Erstellung, Änderung und Löschung). nur hinzufügen: selbst Sie können dies nicht ändern. Es dient dazu, zu beweisen, was passiert ist und wann, was genau die Vorschriften gegen Geldwäsche verlangen.

3.5 Privatmodus und SplitPay

Neben dem Geschäftlichen hat die App einen Privatmodus, um Ihre Alltagsausgaben zu erfassen und mit anderen Personen aufzuteilen (SplitPay). Wenn Sie ein Konto haben, wird Folgendes auf unseren Servern gespeichert:

• Ihre Ausgaben: Datum, Geschäft, Betrag, Kategorie und Notizen sowie, wenn Sie den Kassenbon scannen, seine Positionen und der erkannte Text.
• Die Fotos Ihrer Kassenbons, in einem privaten Speicher mit denselben Zugriffsregeln wie Ihre übrigen Dateien.
• SplitPay: die Personen, mit denen Sie aufteilen, der Anteil jeder Person und ob sie Sie bereits bezahlt hat.

Private Daten werden nicht an Ihre Steuerkanzlei gesendet und gehören nicht zu Ihren Rechnungen, Berichten oder Steuerdaten.

Zugriff auf Ihre Kontakte. Um Personen zu SplitPay hinzuzufügen, können Sie sie aus den Kontakten des Telefons auswählen, wenn Sie der App die Berechtigung erteilen. Es werden nur der Name und eine Telefonnummer jedes Kontakts gelesen, um Ihnen die Liste anzuzeigen, und es werden nur die Personen gespeichert, die Sie auswählen: Ihre übrigen Kontakte verlassen das Gerät nicht. Ohne diese Berechtigung können Sie sie von Hand hinzufügen.

Offene Beträge einfordern. Die App öffnet WhatsApp oder die App Ihrer Wahl mit einer vorformulierten Nachricht. Sie senden sie selbst: RMTracker verschickt keine Nachrichten in Ihrem Namen.

3.6 Nutzung ohne Konto

Der Privatmodus kann auch ohne Konto genutzt werden. In diesem Fall wird alles, was Sie erfassen (Ausgaben, Kategorien, Personen, Aufteilungen und Fotos von Kassenbons), nur auf Ihrem Gerät gespeichert. Es gelangt nicht auf unsere Server: RMTracker erhält es nicht, kann es nicht einsehen und kann es nicht wiederherstellen.

• Wenn Sie die App deinstallieren, das Gerät verlieren oder die Nutzung ohne Konto in den Einstellungen beenden, gehen diese Daten verloren.
• Die Datensicherung Ihres Geräts (die von Google unter Android oder iCloud unter iOS) kann die Daten der App enthalten. Diese Sicherung verwalten Google oder Apple nach ihren eigenen Bedingungen.
• Wenn Sie später ein Konto erstellen oder sich anmelden, lädt die App das ohne Konto Erfasste in dieses Konto hoch und löscht es vom Gerät. Enthielt das Konto bereits Ausgaben, fragt sie vorher, ob Sie die Daten hinzufügen oder verwerfen möchten. Ab dann werden sie wie die übrigen Daten Ihres Kontos behandelt.

4. Was wir NICHT tun

• Wir verkaufen oder geben Ihre Daten nicht weiter. mit kommerziellen Zwecken.
• Es gibt keine Werbung oder Profiling. Die Anwendung enthält keine SDKs für Analytik oder Werbung.
• Die Texterkennung der Rechnungen und Kassenbons erfolgt auf Ihrem eigenen Gerät (Google ML Kit lokal). Das Foto wird nicht an Google gesendet um es zu lesen.
• Es gibt keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie.

5. Für welchen Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage

6. Wer ist noch involviert

• Ihr Berater: hat Zugriff auf die von Ihnen gesendeten Dokumente. Er ist der natürliche Empfänger des Dienstes.
• Supabase (Hosting, Datenbank, Speicher und Authentifizierung). Die Daten befinden sich in der Europäischen Union (Region eu-north-1).
• Agentur für Steuern (AEAT): erhält die von der Veri*factu-Norm geforderten Rechnungsdaten. Dies ist eine rechtliche Verpflichtung.
• Google (ML Kit): nur als Bibliothek, die auf Ihrem Gerät ausgeführt wird. Sie erhalten Ihre Dokumente nicht.
• WhatsApp oder eine andere Messaging-App: nur wenn Sie beschließen, eine Aufteilung darüber einzufordern. Die Nachricht senden Sie selbst aus dieser App.

Es werden keine internationalen Datenübertragungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums für die Bereitstellung des Dienstes durchgeführt. Wenn dies in Zukunft erforderlich ist, wird dies vorher informiert und die entsprechenden Garantien gemäß Kapitel V der DSGVO eingehalten.

7. Wie lange werden sie aufbewahrt

• Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: solange dies durch die Steuer- und Handelsvorschriften gefordert wird. Als Referenz: vier Jahre steuerliche Verjährung und sechs Jahre Aufbewahrung der Bücher.
• Veri*factu-Aufzeichnungen: sind unveränderlich, da. Sie können nicht geändert oder gelöscht werden: Eine registrierte Rechnung wird durch eine Korrektur ausgegeben, niemals indem die Originalversion verändert wird.
• Zugangs- und Profildaten: solange das Konto aktiv ist. Sie werden bei der Deaktivierung gelöscht.
• Daten des Privatmodus: mit Konto, solange das Konto aktiv ist; sie werden bei der Kontolöschung gelöscht. Ohne Konto existieren sie nur auf Ihrem Gerät.

8. Ihre Rechte

Sie können Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch ausüben, indem Sie an legal@rmtrackersolutions.com schreiben, und Beschwerde einlegen bei der Spanischen Datenschutzbehörde (AEPD).

9. Löschung des Kontos

Sie können Ihr Konto auf zwei Arten löschen:

• In der App selbst: Einstellungen → Löschen meines Kontos.
• Von der Webseite, ohne Anmelde erforderlich: Formular zur Datenlöschung.

Was gelöscht wird: Ihr Zugriff, die Daten Ihres Unternehmens und Ihr Logo, Ihre Kunden und Produkte sowie alles aus dem Privatmodus: Ausgaben, Fotos von Kassenbons, Kategorien, Personen und Aufteilungen.

Was wird nicht gelöscht, und warum: Ihre Rechnungen und Lohnabrechnungen bleiben im Besitz Ihrer Steuerberater während der von der Gesetzgebung geforderten Frist. Wir können sie nicht löschen, auch wenn Sie dies beantragen: Die Aufbewahrungspflicht ist rechtlich bindend und liegt beim Steuerpflichtigen und seinem Steuerberater. Die bereits an das AEAT gesendeten Veri*factu-Aufzeichnungen können ebenfalls nicht zurückgefordert werden.

10. Sicherheit

Der Zugriff auf die Daten ist auf Datenbankebene durch Benutzerrichtlinien beschränkt: Jeder Kunde kann nur seine eigenen Daten lesen und bearbeiten. Dokumentencontainer sind privat und werden über zeitlich begrenzte, signierte Links bereitgestellt. Bereits erfasste Rechnungen sind vor Änderungen durch Regeln innerhalb der Datenbank geschützt.

11. Minderjährige

FactuSimple ist ein professionelles Werkzeug für Selbstständige und Unternehmen. Es ist nicht auf minderjährige Personen ausgerichtet und ihre Daten werden nicht bewusst erhoben.

12. Änderungen in dieser Richtlinie

Die Versionen werden mit ihrem Datum der Gültigkeit registriert. Wenn eine Änderung die Behandlung wesentlich beeinflusst, wird sie über die verfügbaren Kontaktmöglichkeiten informiert.