Politique de confidentialité — PolizaTracker

Qui suis-je ?

PolizaTracker c'est l'application que l'on utilise agence d'assurance offre à ses clients, avec le logo de l'agence, et cela permet de clarifier les rôles : il est important de comprendre ceci avant de continuer à lire :

• Son responsables du traitement des données. C'est lui qui décide quels sont les données traitées et à quelles fins, qui les enregistre et avec qui il établit une relation de distribution d'assurances.
• RMTracker S.L. Il est responsable du traitement (art. 28 RGPD) : fournit les outils et l'infrastructure, et traite les données conformément aux instructions du contrôleur.

Données d'identification du responsable :

• RMTracker S.L. («RMTracker)
• Numéro d'identification fiscale : B88803085
• Activité (NACE) : 6210 – Activités de programmation informatique
• Données d'enregistrement et adresse : ceux qui figurent dans Conditions générales d'utilisation de RMTracker Solutions.
• Courriel : legal@rmtrackersolutions.com

Pour faire valoir ses droits, veuillez vous adresser en premier lieu à votre courtier, qui est responsable et qui a désigné, le cas échéant, un Délégué à la Protection des Données. Si vous écrivez à RMTracker, il sera transmis au courtier concerné et vous y serez informé : vous ne resterez pas sans possibilité de faire valoir vos droits.

2. Pas de compte ouvert

Il n'est pas possible de créer un compte sur PolizaTracker. C'est votre courtier qui vous invite, et l'invitation expire. Cela signifie que, si vous utilisez l'application, c'est parce qu'il existe une relation préalable avec un courtier spécifique.

Chaque courtier travaille dans un espace séparé. Les données d'un courtier ne sont pas accessibles depuis un autre: la séparation s'applique dans la propre base de données, et non seulement sur l'écran.

3. Quels sont les données traitées

3.1 De vous, en tant qu'utilisateur

• Identification et accès: courriel et mot de passe. Le mot de passe n'est jamais stocké en clair ; il est géré par le système d'authentification.
• Données du client: nom ou raison sociale, document d'identité (DNI/NIF), courriel, numéro de téléphone et adresse.
• Appareils: nom de l'appareil et de la plateforme à partir de laquelle vous accédez, afin de pouvoir afficher vos sessions et vous envoyer des notifications.

3.2 Vos polices

• Données du contrat : entreprise, secteur d'activité, produit, numéro de police, dates de prise et de fin de validité, primes et reçus.
• Couverture et conditions : garanties, franchises, clauses et exclusions.
• Biens assurés : selon le bien, le véhicule ou l'habitation concernés.

3.3 Données tierces figurant dans le contrat

Une police d'assurance ne parle presque jamais d'une seule personne. PolizaTracker constant, lorsque le contrat l'exige :

• Prendre nom, pièce d'identité, adresse e-mail et numéro de téléphone.
• Assurés : nom, pièce d'identité et lien de parenté avec le bénéficiaire. Ces documents peuvent être mineurs – enfants inclus dans une police d'assurance maladie ou de vie –, et dans ce cas, les informations sont fournies par la personne qui exerce leur représentation légale.
• Bénéficiaires : nom, document d'identité et pourcentage alloué.

La courtière intègre ces données à partir du contrat d'assurance. C'est la courtière qui doit informer ces personnes que leurs données sont traitées ici.

3.4 Accidents

• Le rapport: date et lieu de l'accident et une description libre de ce qui s'est passé.
• Si des dommages corporels ont été subis, si des tiers étaient impliqués et si une autorité était présente, avec la référence du procès-verbal lorsque cela existe.
• Documents que vous fournissez: photos, pièces amiables, factures, rapports et toute preuve, au format PDF ou image. Vous pouvez les choisir sur votre appareil ou prendre une photo à l'instant avec la caméra.
• Ce qui est extrait de la pièce amicale: si vous imprimez le document, l'application reconnaît son texte dans votre propre téléphone et lui propose les données déjà écrites —date, lieu, immatriculations, assureurs, polices et les données des conducteurs impliqués, y compris l'autre— afin que vous puissiez les confirmer ou les corriger. Les deux sont enregistrées : ce que vous confirmez et ce que l'application avait proposé, afin de pouvoir prouver plus tard ce que la machine a lu et ce qu'une personne a vérifié.
• Procédure: historique des états, commentaires et demandes d'informations supplémentaires.

Deux avertissements importants concernant cette section:

• Pour les assurances de santé, vie et accidents, et toujours lorsque des dommages corporels sont déclarés, la description et les documents peuvent contenir des données de santé, qui sont des données de catégorie spéciale (art. 9 RGPD). Elles sont traitées dans le cadre de l'Annexe 17ª de la LOPDGDD 3/2018 et de l'exécution du contrat d'assurance.
• La référence à un procès-verbal ou à l'intervention des autorités peut constituer un élément relatif à des infractions (art. 10 RGPD). Il se limite à ce qui figure dans le dossier de sinistre.

3.5 Communications et enregistrement d'activité

• Messages échangeés avec votre courtier au sein de l'application.
• Enregistrement d'audit: quelle action a été effectuée, sur quoi, depuis quelle adresse IP et avec quel navigateur ou application. Il permet de prouver qui a accédé à quoi, ce qui est précisément une des garanties que exige la réglementation lorsqu'il s'agit de données de santé.
• Acceptation de ces textes: lorsque vous acceptez une version de cette politique, il enregistre celle que vous avez acceptée, quand, depuis quelle IP et avec quel appareil. C'est le moyen de prouver le consentement.

3.6 Si vous n'avez demandé qu'un devis

Le tarificateur public ne nécessite pas de compte. S'il l'utilise, il enregistre son nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et code postal, et uniquement si vous cochez explicitement la case d'acceptation. Ces données ne sont pas lisibles avec la clé publique de l'application : seul le courtier destinataire peut les consulter.

4. Ce que nous NE faisons PAS

• Nous ne vendons ni ne cédons vos données à des fins commerciales.
• Il n'y a pas de publicité ni de profilage. L'application ne contient aucun SDK d'analyse ni publicitaire.
• Nous n'accédons ni à votre microphone, ni à votre localisation. L'application ne demande pas ces autorisations.
• La caméra n'est utilisée que si vous l'ouvrez. Elle sert à photographier le dossier amical et les dommages, et rien d'autre : elle ne s'active pas seule ni ne sauvegarde en arrière-plan. Vous pouvez refuser l'autorisation et continuer à utiliser l'application normalement, en choisissant les photos que vous avez déjà sur l'appareil.
• La photo du dossier est enregistrée sur votre propre téléphone. Le reconnaissance du texte se fait dans l'appareil, sans envoyer l'image à un tiers pour la traiter. Ce qui est lu vous est présenté afin que vous puissiez le confirmer ou le corriger avant de le sauvegarder : rien n'est accepté sans votre vérification.
• Il n'y a pas de décisions automatisées avec des effets juridiques sur vous. Le calculateur propose les prix ; c'est vous, votre courtier et l'assureur qui décidez de contracter et dans quelles conditions.

5. Pour quoi et avec quelle base légale

6. Qui intervient également

• Votre courtier : est responsable et destinataire naturel de tout ce que vous saisissez.
• Les assureurs avec lesquels vous avez souscrit vos polices ou pour lesquels vous demandez un devis. La cession est inhérente au contrat d'assurance.
• Avant2 (fournisseur). Si votre courtier l'a activé, le calculateur de prix est chargé depuis les serveurs d'Avant2 dans l'application, de sorte que les données que vous saisissez pour obtenir un devis sont transmises à ce fournisseur. Avant2 le fait contrat par chaque courtier, de sorte que la relation contractuelle et de protection des données avec ce fournisseur est assurée par votre courtier, et non pas... RMTracker.
• Supabase (hébergement, base de données, stockage et authentification), contraté par RMTracker en tant que responsable du traitement. Vos données se trouvent dans la Union européenne, dans la région eu-central-1 (Francfort, Allemagne).

La relation avec Supabase est régie par son accord de traitement des données, qui fait partie de ses conditions générales et intègre les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne pour les cas où elles sont nécessaires. Supabase maintient une liste publique de ses sous-traitants et s'engage à communiquer tout changement à l'avance.

Combien de temps les données sont-elles conservées

• Données de police et de sinistre: tant que le contrat est en vigueur et, après, bloqués pendant les délais de prescription applicables. À titre d'exemple, la réglementation sur la distribution des assurances et celle sur la prévention du blanchiment ont fixé des délais entre six et dix ans.
• Données d'accès et de profil: tant que le compte est actif.
• Enregistrements d'audit et de consentement: le délai nécessaire pour pouvoir prouver la conformité, qui est la raison même de leur existence.
• Devis sans contrat: le temps nécessaire pour traiter la demande et prouver qu'elle a été traitée.

«Bloqué» ne signifie pas «disponible»: cela signifie que les données sont conservées et ne peuvent être consultées que pour répondre aux demandes des tribunaux, des administrations publiques ou de l'exigence de responsabilité.

8. Vos droits

Vous pouvez exercer les droits d'accès, de rectification, de suppression, de limitation, de portabilité et de opposition chez votre courtier, qui est responsable du traitement. Vous pouvez également écrire à legal@rmtrackersolutions.com: la demande sera transmise au courtier correspondant.

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été correctement respectés, vous pouvez faire appel à la Agence Española de Protección de Datos.

Tenez compte du fait que le droit à la suppression ne s'applique pas aux informations que la loi oblige à conserver. Les données d'une police ou d'un sinistre ne peuvent pas être supprimées tant que la période de conservation légale est en cours, indépendamment du fait que vous cessiez d'utiliser l'application.

9. Suppression du compte

Vous pouvez supprimer votre compte de deux manières, et les deux ont le même effet : directement depuis l'application, dans Profil → Supprimer mon compte, ou depuis le site web, sans avoir besoin d'une session active, sur le formulaire de suppression de compte.

Ce qui est supprimé : votre accès à l'application, vos identifiants, vos appareils enregistrés et vos préférences de notification.

Ce qui n'est pas supprimé, et pourquoi : vos polices et vos sinistres restent sous la garde de votre courtier pendant la période imposée par la loi. Nous ne pouvons pas les supprimer même si vous le demandez : l'obligation de conservation est légale et incombe au courtier en tant que distributeur d'assurances. Supprimer votre compte vous prive l'accès à l'application ; il ne cancel pas votre police ni interrompt le traitement d'un sinistre ouvert.

10. Sécurité

• L'accès est restreint dans la base de données elle-même :: chaque courtier n'accède qu'à ses propres données, et chaque client n'accède qu'aux siennes. Cela ne dépend pas du fait que l'écran masque les informations.
• Les documents des polices et des sinistres sont stockés dans des conteneurs privés, organisés par courtier, et sont mis à disposition via des liens signés de durée limitée. Il n'existe pas d'URL publique permettant d'y accéder.
• Seuls les documents au format PDF ou image sont acceptés, avec une taille maximale par fichier.
• Les inscriptions, modifications et suppressions de données sont enregistrées dans un historique d'audit. Les requêtes ne sont pas enregistrées.

11. Persones mineures

PolizaTracker elle n'est pas destinée aux mineurs et aucun compte n'est ouvert à leur nom. Cependant, une police peut mentionner des mineurs comme assurés ou bénéficiaires: ses données elles sont fournies par leurs représentants légaux ou l'intermédiaire à partir du contrat, et elles sont traitées avec la même protection que le reste.

12. Modifications de cette politique

Les versions sont enregistrées avec leur date d'entrée en vigueur, et l'application conserve celle que vous avez acceptée. Si une modification affecte significativement le traitement, vous serez informé par les moyens de contact disponibles.